Gestão de contratos em redes e franquias: quanto custa NÃO ter um sistema centralizado?

Se você já trabalhou em uma empresa com várias unidades — seja uma rede varejista, uma franquia ou um grupo com filiais — provavelmente conhece os desafios da gestão de contratos em redes e franquias. A cena é clássica:

Um contrato vence e ninguém percebe.Um reajuste acontece fora do prazo.Uma cláusula muda, mas a informação não chega para quem precisa.

E quando alguém pergunta “qual é a situação dos contratos?”, a resposta vem embalada em silêncio, ligações de última hora e uma caça ao tesouro em e-mails e pastas.

O problema é que isso não é só incômodo. É caro.E muitas empresas só percebem o tamanho do custo quando ele já virou prejuízo.

O tipo de contrato que mais escapa em redes e franquias

Em operações multiunidade, contratos não são poucos — e não são simples.

Normalmente entram na conta:

• contratos de locação de imóveis (lojas, quiosques, CDs)

• aditivos, renovações e reajustes

• contratos de prestadores de serviço locais

• contratos de franquia, royalties e taxas

• contratos de manutenção e facilities
  

Ou seja: contratos não sustentam só o jurídico. Eles sustentam a operação.E quando a gestão deles é fragmentada, a operação paga o preço.

Quanto custa não ter um sistema centralizado?

Vamos colocar no chão algumas consequências práticas.

1. Multas e perdas por prazos esquecidos Em redes, perder um prazo de renovação pode significar:

2. multa automática

3. renegociação em desvantagem

4. até perda de ponto comercial
   

Isso não acontece porque alguém é descuidado. Acontece porque planilhas não alertam sozinhas.

2. Reajustes errados ou fora de calendário Se o índice muda, se o reajuste é anual, se tem carência ou regra especial… alguém precisa lembrar.
   

Quando isso fica manual, erros aparecem:

• reajuste aplicado duas vezes

• reajuste não aplicado

• contrato com índice desatualizado
  

No fim, o impacto é direto em caixa.

3. Falta de visão consolidada Sem centralização, a empresa não sabe:

4. quantos contratos tem

5. quanto paga por unidade

6. quais vencem nos próximos meses

7. onde está o maior risco jurídico ou fiscal
   

Resultado? A gestão vira reativa.

E gestão reativa quase sempre custa mais.

4. Duplicidade e retrabalho entre áreas Facilities tem uma versão. Jurídico tem outra. Financeiro tem outra.
   

Isso gera:

• conferência em duplicidade

• desalinhamento

• discussões intermináveis no fechamento

O impacto invisível: governança enfraquecida

Existe um custo que não é simples de colocar em planilha: a perda de governança.

Quando contratos estão espalhados, a empresa fica vulnerável a:

• riscos fiscais por cláusulas mal aplicadas

• auditorias com pouca rastreabilidade

• decisões estratégicas sem base confiável
  

E aqui entra um ponto ainda mais crítico: com a reforma tributária em andamento, contratos vão sofrer mais revisões do que nunca.

Se hoje já é difícil rastrear contratos num ambiente manual, imagina num cenário em que regras tributárias mudam e exigem readequação rápida.

O que muda quando você centraliza contratos

Empresas que implementam um sistema de gestão contratual centralizado relatam mudanças claras:

• redução significativa de multas por prazo

• previsibilidade de fechamento contábil

• controle de reajustes automático

• dashboards consolidados por unidade e categoria

• rastreabilidade completa para auditoria

• integração com ERP e fiscal
  

O que antes era “correria” vira rotina.

Por que um sistema especializado faz diferença

Um sistema como o Rent System foi pensado exatamente para a complexidade de redes e franquias.

Ele organiza contratos de forma estruturada, acompanha vigências, índices e aditivos automaticamente e permite que áreas diferentes trabalhem em cima da mesma base.

Isso garante:

• colaboração sem ruído

• histórico confiável

• alertas automáticos

• visão gerencial em tempo real
  

Em outras palavras: menos improviso, mais gestão.

Sinais claros de que sua empresa já passou do limite com planilhas

Se você reconhece dois ou mais desses pontos, é sinal de alerta:

• ninguém sabe exatamente quantos contratos ativos existem

• cada área usa uma planilha diferente

• o time descobre vencimentos “no susto”

• reajustes dependem de memória humana

• auditoria sempre gera retrabalho

• decisões sobre expansão ou fechamento não têm base consolidada
  

Isso não significa que a empresa é desorganizada. Significa que ela cresceu.E o modelo de gestão não acompanhou.

Conclusão

Gerir contratos em redes e franquias é como cuidar de uma grande engrenagem. Quando cada contrato fica em um lugar diferente, a engrenagem começa a ranger: prazos escapam, custos saltam, governança enfraquece.

A pergunta não é mais se a empresa consegue operar com planilhas. Quase sempre consegue.

A pergunta real é: quanto dinheiro, tempo e tranquilidade isso já está custando?

Se a resposta incomoda, talvez seja a hora de centralizar a gestão contratual e entrar em 2026 com mais controle e previsibilidade. Conte com a LEADS.