5 Dicas práticas para reduzir custos de ocupação em conformidade com o IFRS 16

Quando o assunto é gestão de arrendamentos, estar em conformidade com o IFRS 16 não é mais opcional: é obrigatório. Além de cumprir a norma, sua empresa pode usar essa exigência para gerar eficiência operacional, reduzir custos de ocupação e fortalecer a saúde financeira, com mais segurança para auditorias e projeções contábeis.

A seguir, confira 5 dicas práticas para dar este passo de forma estratégica — com uma solução definitiva para transformar a sua gestão de contratos.

1️⃣ Revise detalhadamente todos os contratos vigentes

O primeiro passo é mapear todos os contratos de arrendamento ativos na empresa. Revise cada cláusula, prazos, reajustes, garantias e condições de renovação. Muitos contratos carregam condições desatualizadas, valores acima de mercado ou brechas jurídicas que geram custos ocultos.

Tenha todos os documentos digitalizados, prazos controlados e relatórios sempre atualizados. Assim, sua equipe tem domínio total do passivo contratual e mais poder de negociação.

2️⃣ Identifique oportunidades de renegociação

O cenário de mercado muda — e seus contratos devem acompanhar. Analise os valores médios de locação na sua região, índices de vacância, tendências do setor e novas práticas de ocupação, como espaços flexíveis e home office.

Esses dados são fundamentais para renegociar cláusulas, rever prazos e evitar custos desnecessários. Muitas empresas conseguem reduzir de 10% a 30% dos custos de ocupação apenas atualizando contratos que ficaram defasados.

3️⃣ Automatize o controle de vencimentos e reajustes

Perder prazos de renovação ou ignorar cláusulas de reajuste pode custar caro. Automatizar alertas e relatórios garante que sua equipe atue de forma proativa, evitando multas, prorrogações automáticas e encargos inesperados.

Um sistema inteligente envia notificações, faz cálculos automáticos e consolida todas as informações para auditorias — tudo de forma integrada com o setor financeiro e jurídico.

4️⃣ Projete impactos financeiros conforme o IFRS 16

Um erro comum é não considerar o reflexo de cada contrato no balanço patrimonial. O IFRS 16 exige que arrendamentos figurem como ativos e passivos, impactando EBITDA, fluxo de caixa e outros indicadores financeiros.

Tenha projeções claras dos compromissos assumidos, mostre o impacto de renegociações e use essas informações como argumento em mesas de negociação. Isso fortalece a governança e evita surpresas na hora da auditoria.

5️⃣ Implemente o RENT SYSTEM 16: tecnologia definitiva para gestão de arrendamentos

A tecnologia é o elo que conecta tudo isso de forma inteligente, segura e automatizada. E é aqui que entra o RENT SYSTEM 16, a solução desenvolvida para empresas que precisam manter a conformidade com o IFRS 16 e, ao mesmo tempo, reduzir custos operacionais.

Com o RENT SYSTEM 16, você:

• Centraliza todos os contratos de arrendamento em um único ambiente;

• Automatiza cálculos, projeções financeiras e relatórios auditáveis;

• Monitora vencimentos, reajustes e cláusulas críticas em tempo real;

• Garante que toda a equipe tenha acesso a informações atualizadas, com governança de dados e segurança jurídica.

Assim, sua empresa economiza tempo, mitiga riscos e transforma a gestão de arrendamentos em uma vantagem competitiva.

Pronto para reduzir custos, evitar riscos e garantir a conformidade total com o IFRS 16?

O RENT SYSTEM 16 é a solução definitiva para transformar a forma como sua empresa gerencia contratos de arrendamento, economizando tempo e dinheiro com total segurança.

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